Als je bij MKB365 de Slimme Start afneemt begin je met een Microsoft Dynamics 365 Customer Engagement  – Enterprise of Sales Professional Licentie. Een hele mond vol, maar wat neem je nou eigenlijk af als je zo’n licentie hebt? Het grootste stuk bevat natuurlijk het door ons geoptimaliseerde CRM systeem, maar onderwater krijg je er een hoop extra’s bij. In deze blog vertel ik kort wat dat dan allemaal is en hoe we het tot nu toe hebben kunnen toepassen op real life klantscenario’s. 

Microsoft werkt al een aantal jaar aan het standaardiseren van al hun business software. Dit doen ze door alles te bouwen op, of verbouwen naar, het Common Data Service model (CDS). Hierdoor komt vanuit verschillende applicaties data binnen op dezelfde ‘’server’’. De Common Data Service heeft als doel het integreren van data, creatie van apps en verbeterde/snellere company-analytics

Alles op één plek betekent niet meteen dat alles maar toegankelijk en te koppelen is, toch? Niet direct, maar het kan wel. Gelukkig is daar Microsoft Flow: een uitgebreide ‘’If this then that’’ (ITTT) machine, waar ontzettend veel connectoren voor zijn en waar er steeds meer connectoren voor worden toegevoegd. Ook programma’s buiten het Microsoft Ecosysteem zijn aanwezig.*

*Zie voor alle triggers/connectoren:  https://emea.flow.microsoft.com/en-us/connectors/

Door al die verbanden tussen tooling die we nu kunnen leggen, worden steeds meer business cases gerealiseerd die eerder niet, of niet makkelijk konden worden gerealiseerd (zonder inhuur van 18 verschillende experts). Flow werkt op een basis van no-code low code. Met enige oefening, of door gebruik te maken van de klaar-voor-gebruik templates, maak je al snel ook je eigen flows!

Het is niet te doen om op alle connectoren in te gaan. In het volgende deel van deze blog zal ik een aantal voorbeelden uitlichten die ik tot nu toe heb mogen toepassen bij ons en onze klanten waar we Dynamics uitbreiden om meer bedrijfsprocessen te bevatten:

1. Forms Pro automatisch verzenden van enquetes / Forms Pro als webformulier.
2. Teams als trigger / Meldingscentrum
3. Mobiele notificaties
4. Goedkeuringsstromen in Outlook mail.
5. Power Platform – Hotel incheck app

  

Forms Pro: mijn nieuwe webformulier

Forms Pro werkt als de opvolger van ‘Voice of the Customer’. Alle data wordt op dezelfde manier opgeslagen in Dynamics en kan met een gratis door Microsoft gemaakte integratie als ruwe data worden opgeroepen in Dynamics. Door gebruik te maken van Flow en standaardfunctionaliteit om enquêtes te verspreiden gebruik ik (en mijn klanten) Forms Pro als webformulier, waar op basis van invullen leads worden aangemaakt in Dynamics en/of prospects geautomatiseerd een e-book opgestuurd krijgen. Ook verspreid ik enquêtes automatisch op basis van triggers in Dynamics (of alle eerder genoemde flow triggers).

 

Teams: mijn ‘command center’

Steeds meer interne en externe communicatie verloopt via Microsoft Teams. Het is daarom een zeer geschikte kandidaat om collega’s op de hoogte te houden van processen in de overige business software en ook om mutaties in deze systemen te (laten) doen! Met alle nieuwe mogelijkheden van Flow/CDS kan ik dit nu realiseren.

Met behulp van Flow bot kan ik flows laten draaien vanuit Teams die bepaalde acties uitvoeren, of een query draaien  in Dynamics en weergeven in Teams.

 In een hiervoor specifiek aangemaakt kanaal krijg ik meldingen over acties die in onze MKB365 Contractmodule uitgevoerd zijn of mis gaan. Denk bijvoorbeeld aan contracten die niet worden gefactureerd, of contracten die geïndexeerd proberen te worden terwijl hier een afspraak tegen is met de klant.

  

Notificaties: mijn tik op de vingers

Ik merkte dat ik vaak herinnerd moest worden aan e-mails die in een bepaalde gedeelde inbox kwamen. Binnen 3 minuten klikte ik een flow in elkaar die mijn telefoon even wat extra liet trillen wanneer een nieuwe email in ‘inbox X’ al te lang de ongelezen-status had.

  

Goedkeurstromen: mijn mobiele management-hub

Goedkeuringsstromen zijn een steeds meer voorkomende wens vanuit onze klanten. In Dynamics hebben we hier onze manieren voor. Maar tegenwoordig kunnen we de knopjes, die we normaal in Dynamics inbouwen, nu ook in de notificatie-email inbouwen! Zo kunnen bepaalde aanvragen worden goedgekeurd zonder dat er ingelogd hoeft te worden in Dynamics (wat voor managers die altijd in de auto zitten soms heel goed uitkomt). De knoppen hebben aan de achterkant een hiërarchie (als de aanvraag naar meerdere approvers wordt gestuurd bijvoorbeeld) en een specifieke actie per knop (het aantal knoppen is niet beperkt tot twee zoals onderstaand wordt weergegeven)

  

Power Platform: mijn zelfgebouwde Apps

Veel apps heb ik nog niet gemaakt, maar in een training over Power Apps heb ik eens in éen dag een app kunnen bouwen voor de tablets in de lobby van een hotel. Hierin werd op de achtergrond Dynamics gebruikt om beschikbaarheid van kamers vast te leggen en de gasten die hadden geboekt. En op de tablets kon door de gasten zelf ingecheckt kon worden. Wil je ‘’live’’ voorbeelden zien, neem dan een kijkje op deze website https://powerapps.microsoft.com/en-us/partner-showcase/