Gisteren hoorde ik op het nieuws dat het aantal openstaande vacatures in Nederland hoger is dan de afgelopen 10 jaar (250.000!). De economie trekt weer aan en de vacatures springen links en rechts uit de grond. Arbeidskrachten zijn blijkbaar lastig aan te trekken, kan CRM jouw missende FTE zijn? Volgens veel boekjes en blogs kan het. “Tijdbesparing” staat hierbij altijd tussen de opsomming van voordelen. Maar hoe bespaar je tijd met CRM?

Als je gaat Googlen om hier achter te komen kom je (te) vaak nietszeggende populaire termen tegen. Hieronder volgt een aantal van die vage termen die te maken hebben met tijdsbesparing (termen die het trouwens heel goed doen in de zoekmachines (SEO)).

Eén van mijn favoriete zinnetjes die ik tegen ben gekomen tijdens het schrijven van deze blog is:
“Slim ingerichte en geoptimaliseerde stakeholder processen”

In deze blog probeer ik een aantal van deze zinnen/termen concreet te maken vanuit mijn ervaring als Dynamics 365 Consultant bij MKB365. De meeste praktijkvoorbeelden komen uit implementaties die ik heb uitgevoerd. Ik probeer het management lingo zo veel mogelijk te vermijden.

Dit is een blog met het doel om in contact te komen met jou, de ondernemer die CRM overweegt, vandaar alvast deze “call to action”.

 

Reduce redundancy

Nooit meer iets 2 keer invoeren

Als je data op een logische manier kan structureren en verbanden in kan leggen, dan hoef je in principe nooit meer data 2 keer in te voeren. Denk bijvoorbeeld aan zaken zoals het adres op een factuur. Met een goed ingericht CRM systeem staan het adres, de contactpersoon voor facturatie en de afgesproken betalingstermijn op de factuur wanneer je het bedrijf invult. Daarnaast weten wij bij MKB365, dat het invoeren van data niet iedereens hobby is en Outlook een favoriet blijft bij veel verkopers. Daarom zorgen we ervoor dat e-mails automatisch in Dynamics worden gezet en je alle CRM acties ook vanuit Outlook kan uitvoeren.

---

One truth

Alle informatie op 1 logische plek vindbaar

Medewerkers besteden gemiddeld 22% van hun werkdag aan het her-creëren en zoeken van documenten dit komt neer op 1 werkdag per week per medewerker. Dit percentage omlaag brengen is dan ook de meest logische manier om tijd te besparen. Als je ervoor zorgt dat CRM en klantdocumentatie op alle apparaten (altijd en overal) beschikbaar is, stel je medewerkers in staat om overal efficiënt te kunnen werken. Cloudproducten zoals Dynamics 365 met standaard mobiele apps en portals leveren dit Out of the Box (standaard).

---

Standardize and normalize

Gestandaardiseerde documenten met 1 klik genereren

Stuur je altijd (bijna) dezelfde mail naar nieuwe klanten, maak je voor elk project weer dezelfde werkorder en doe je dit allemaal met dat ene handige Word-document waar je alleen maar alle data elke keer over hoeft te typen? Dat typen kan je ook automatisch door je CRM laten doen. Met 1 klik wordt eerder ingevoerde data naar een Excel- of Word-document gestuurd en in het juiste jasje gegoten. Ook emailsjablonen versturen is een veelgebruikte mogelijkheid. Hier zijn wel honderden voorbeelden van en ik weet bijna zeker dat jij ook een scenario hebt dat hierop aansluit voor jouw organisatie.

---

Effective leadscoring

Weten aan welke klanten je je tijd nuttig besteed

Met een goed werkend CRM kan je de juiste klant/prospect toewijzen aan de verkoper die daar het beste bij past. Je kan ook inzien welke klanten/prospects de meeste marge opleveren, door cijfers uit het verleden en slimme tools, en dus meer tijd in mag worden gestoken. Verder worden aanschafpatronen visueel weergegeven en automatische herinneringen naar de verantwoordelijke verkoper toegestuurd.

---

Fault elimination

Geen fouten meer op de factuur

Eigenlijk is dit punt al behandeld in punt 1. Wat met deze term wordt bedoeld is dat als je het 1 keer goed invult het daarna klopt. Logisch, maar deze term zag ik te vaak om hem niet toe te voegen aan deze blog. Daarnaast kost het opstellen, verwerken en controleren van facturen de meeste tijd in veel ondernemingen. Een goed proces om dus eens onder de loep te leggen.

---

Real time management

Sturingsinformatie in 1 oogopslag

Het maken van managementrapporten en overzichten voor de wekelijkse/maandelijkse meeting neemt vaak veel tijd in beslag en wordt om deze reden zelfs vaak overgeslagen. Zonde, want de managers vragen hier niet voor niks om. De gewenste sturingsinformatie bestaat vaak elke week uit dezelfde type informatie en is daarom makkelijk te automatiseren in wekelijkse rapporten of dashboards. Omdat het zonder CRM veel tijd in beslag neemt is dit soort informatie niet inzichtelijk op persoonlijk niveau, terwijl dit wel enorm bijdraagt aan effectiviteit. Zo zie ik bij MKB365 elke dag bij het opstarten als eerst mijn behaalde doel t.o.v. het budget, en waar ik deze week de meeste tijd aan kwijt ben geweest.

---